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Covid-19 : Adaptation et continuité de service

3 questions à Aude Peyé, responsable d’équipe 35/22

 

1/ Comment vous êtes-vous adaptés en cette période de crise sanitaire pour poursuivre l’activité ?

Très rapidement ! Nous avons eu une réunion de « crise » avec notre direction vendredi 13. Le mot d’ordre : assurer la santé et la sécurité des collaborateurs. Pour cela, j’ai rapidement informé mes équipes qu’à compter de lundi 16 nous passions en télétravail. Nous avons la chance d’être majoritairement équipés de PC et de téléphone portables ce qui nous a permis d’être très réactifs. Pour les consultants, la mise en place du télétravail a impliqué de récupérer leurs dossiers papiers, s’assurer qu’ils avaient bien avec eux leur chargeur,… Pour les administratifs, nous avons démonté les tours et les écrans et configuré les renvois d’appels sur les standards…

Coté bénéficiaire et clients :  la réactivité a été de mise avec la volonté d’assurer au maximum une continuité de services.  Nous les avons donc informés que nous pouvions poursuivre l’accompagnement et maintenir nos RDV, s’ils le souhaitaient, mais en distanciel uniquement (téléphone ou Skype).

 

2/ Comment réagissent les bénéficiaires face à cette dématérialisation de l’accompagnement ?

Nous leur avons laissé le choix, de continuer ou non l’accompagnement en distanciel, et ces derniers nous en remercie. Nous rencontrons diverses réactions et nous le respectons. Mais globalement nous pouvons dire que le lien est maintenu et que les bénéficiaires sont heureux d’avoir ce contact. En période de confinement cet échange humain est important. Bien sûr en début d’entretien les bénéficiaires vont revenir sur la situation sanitaire mais ensuite nous pouvons poursuivre le travail avec eux : savoir où ils en sont dans leur démarche ; retravailler les outils ; faire une simulation d’entretien ; leur proposer de passer des questionnaires d’auto-évaluation ; réfléchir à la mise en place de leur plan d’action…

Nous n’oublions pas pour autant ceux qui ont décidé de suspendre le suivi et pour maintenir le contact, nous leur adressons tous les 15 jours un mail ou un message téléphonique leur indiquant que nous sommes disponibles s’ils le souhaitent.

 

3/ Quels sont les avantages ou les enseignements à tirer de cette situation ?

De toute expérience, il faut en retirer du positif.
Le 1er point essentiel que je note est la disponibilité et l’investissement de tous pour permettre cette continuité de service ; même si télétravail et enseignant, pour ceux et celles qui ont leurs enfants à la maison, est parfois très sportif ! Nous formons une belle équipe et il est important de le souligner. Merci à notre direction d’être présente. Merci aux consultants d’avoir réussi à mettre en œuvre le télétravail en transformant un coin de leur domicile en bureau. Merci aux administratifs d’être présents et de continuer à nos côtés.

Le 2nd point à souligner est l’évolution de nos outils comme par exemple la création de fichiers interactifs permettant à nos bénéficiaires de travailler en ligne. Une démarche pratique et éco-responsable qui va s’inscrire durablement dans nos modes de travail.

 

Bien sûr, nous avons hâte de retrouver nos collègues, nos bureaux et de pouvoir vous accueillir à nouveau !

D’ici là sachez que nos équipes restent disponibles alors n’hésitez-pas à nous solliciter ; que ce soit vous clients sur des besoins ou de projets à mettre en place, et vous bénéficiaires sur des questionnements sur votre projet ou sur votre recherche d’emploi.